Probeer onze gratis marketing en campagne management app.
MEER >

Blijft automatisch op de hoogte van de laatste artikelen en whitepapers.

Tips voor het schrijven van een effectieve opvolgmail

Ons BHB Marketing Handboek wordt tientallen keren per dag gedownload. Bezoekers die binnen onze doelgroep vallen sturen wij na een aantal dagen een e-mail om hen te attenderen op onze Insight Marketing Software en om hen te verleiden een afspraak te maken voor een demonstratie. Recent hebben we de tekst van deze e-mail weer eens onder de loep genomen. In dat kader leek het mij een goed idee om een aantal van onze inzichten met jullie te delen.

Automatische response mails zijn een belangrijk instrument voor het opzetten van een effectieve marketing dialoog met klanten en prospects. Er zijn een aantal belangrijke zaken waarmee je bij het maken van een respons e-mail rekening moet houden.

Wit 3d figuur dat tegen Q symbool leunt

Call for Action

Een goede opvolg of response mail heeft altijd een Call for Action. Het klinkt misschien als een open deur maar het maken van een response mail begint met het bedenken van wat je wilt bereiken. Wat wil je dat de lezer gaat doen als hij of zij de e-mail ontvangt. Wil je dat zij contact op neemt voor een afspraak? Wil je dat hij een demo filmpje op je website gaat bekijken? Of wil je dat de lezer een paar klanttevredenheidsvragen beantwoord?

Aanleiding

Mensen die op het web naar informatie zoeken bekijken vaak heel veel websites. En weten na een paar dagen niet meer precies welke websites ze allemaal hebben bezocht. Ga er dus niet van uit dat zij zelf  de link tussen hun bezoek aan jouw website en jouw e-mail leggen. Begin daarom altijd met een korte uitleg, bijvoorbeeld “Een aantal dagen geleden heeft u informatie over xyz op onze website aangevraagd…”. En geef ze een link zodat ze eenvoudig kunnen kijken waar het ook al weer over ging.

Mobiele telefoon

Veel mensen scannen hun e-mail met hun mobiele telefoon en besluiten op basis van de eerste paar woorden ze iets belangrijk vinden of niet. E-mails die niet interessant lijken worden ongelezen verwijderd. De overige e-mails worden direct beantwoord of bewaard voor later. Dus de eerste paar woorden moeten dus voldoende aanleiding geven om de mail te bewaren.

Houd er ook rekening mee dat mobiele telefoons rijk opgemaakte e-mails niet altijd goed weergeven. Gebruik daarom geen afbeeldingen (in het begin van) je e-mail.

Voorbeeldvenster

De meeste e-mail clients hebben een preview- of voorbeeldvenster. Bij een preview- of voorbeeld venster heb je wat meer ruimte dan bij een mobiele telefoon maar ook hier moet je de lezer in de eerste paar regels weten te interesseren.

Taalgebruik

Niet alleen je argumentatie maar vooral je taalgebruik zorgt ervoor dat je overtuigd bent. In een e-mail is gelukkig meer toegestaan dan in een formele zakelijke brief. Zo moet in een zakelijke brief elke zin een persoonsvorm bevatten. In een e-mail hoeft dat niet. Je mag in een e-mail gebruik maken van kreten, slogans en slagzinnen. Je moet er natuurlijk wel voor zorgen dat je niet “schreeuwerig” overkomt en een zekere mate van zakelijkheid bewaren.

Schrijfschema

Om aan al deze eisen te voldoen gebruiken wij een vast schrijfschema. Dit schrijfschema is een combinatie van de bekende VOCATIO en AIDA modellen en aangepast voor gebruik in e-mails.

Onderwerp
De eerste woorden moeten duidelijk maken wat je wilt. Plaats het belangrijkste woord voorop, bijvoorbeeld:
Afspraak Insight Marketing Software demonstratie”.

Aanleiding
Een korte uitleg waarom je deze e-mail hebt gestuurd, bijvoorbeeld
 “U heeft onlangs informatie over b2b-marketing op onze website aangevraagd. Naar aanleiding daarvan wil ik u graag de mogelijkheden van slimme marketing automation laten zien.

Retorische vraag/vragen
Een retorische vraag die een veel voorkomend probleem aan de kaak stelt, bijvoorbeeld:
Verliest u regelmatig veel tijd omdat u bijvoorbeeld handmatig mailinglijsten moet bewerken of omdat uw e-mailsoftware niet altijd even handig werkt en zou u meer tijd willen hebben voor de inhoud en creativiteit?"

Propositie
Een korte introductie van je product of dienst, bijvoorbeeld:
Dan kan onze Insight Marketing Software u helpen."

Omschrijving
Een paar zinnen waarin je kort uitlegt wat je product doet of wat je dienst inhoudt, bijvoorbeeld:
Insight is een slimme marketing oplossing die u veel werk uit handen kan nemen. Alles in de software is gericht op het snel en eenvoudig uitvoeren van veel voorkomende marketingtaken, zoals het bewerken van mailinglijsten, het versturen van e-mailings, het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken, het verwerken van evenementregistraties, het afhandelen van informatieaanvragen en het identificeren van verkoopkansen.

Voordeel
Een of drie belangrijke voordelen van je product of dienst. (Vreemd genoeg blijkt een oneven aantal voordelen beter te werken dan een even aantal.) Bijvoorbeeld:
Onze ervaring is dat u soms wel meer dan 50% tijd kunt besparen.

Tegenwerping
Roep een veelvoorkomende tegenwerping op en weerleg die, bijvoorbeeld:
Heeft u al een CRM-systeem? In tegenstelling tot CRM-systemen is Insight Marketing Software een pure marketing automation oplossing. Het werkt voor marketeers daarom sneller en gemakkelijker."

Samenvatting
Een laatste voordeel dat de lezer moet verleiden om op de call for action in te gaan, bijvoorbeeld:
Insight is een slimme oplossing met veel mogelijkheden die u kan helpen uw marketing naar een volgend niveau te brengen."

Call for Action
Een uitnodiging aan de lezer om iets te doen, bijvoorbeeld:
Wilt u meer weten over hoe de software u zou kunnen helpen? Laat dat dan weten door een kort mailtje terug te sturen. Dan neem ik snel contact op voor het maken van een afspraak."

Er zijn natuurlijk variaties om dit schema mogelijk, maar onze ervaring is wel dat een goed geschreven opvolgmail doorslaggevend is voor het succes van een campagne.

Insight Marketing Software

Insight Marketing Software is een handige online app voor business to business marketing en campagne management. Met de gratis versie beheert u eenvoudig uw marketingkalender, communicatie activiteiten, deliverables, taken en budgetten. Met de betaalde professional versie krijgt u extra mogelijkheden zoals meerdere gebruikers en automatische e-mailwaarschuwingen. Meer informatie vindt u hier.

BHB Marketing Handboek

In ons BHB Marketing Handboek vindt u meer informatie over b2b-marketing best practices. Dit gratis e-boek en andere marketing documenten vindt u in ons kenniscentrum.